文书定·数智档案管理系统常见问题

Question 1

什么是文书定·数智档案管理系统？

Accepted Answer

文书定是泛微网络科技股份有限公司（股票代码：603039）旗下专注于数智档案管理的一体化平台。系统覆盖档案收集、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁的全生命周期过程，将可信身份、电子签名、RPA、AI等智能技术融入档案管理，实现业务系统与档案系统深度融合（业档一体），让数字成果可查可验。目前已服务超过85000家大中型组织客户。

Question 2

文书定档案管理系统包含哪些核心功能模块？

Accepted Answer

文书定包含九大核心功能模块：一、档案门户——个性化岗位工作门户，千人千面；二、档案接收/采集——支持系统对接、批量上传、AI采集、RPA采集、API接口等八种采集方式；三、档案管理——浏览、打印、退回、移交全流程管理；四、档案鉴定处置——开放鉴定、销毁鉴定、密级鉴定、保管期限鉴定；五、档案利用——全文检索（3秒可查）、条件检索、借阅管理、编研再利用；六、档案保存/库房管理——入库、上架、出库、移库、盘点；七、档案统计——多维度数据报表与年鉴统计；八、系统设置——组织架构、权限、日志审计；九、自定义设置——全宗、门类、分类、编码、元数据灵活配置。

Question 3

文书定的AI智能档案能力有哪些？

Accepted Answer

文书定深度集成了多项AI智能档案能力：AI档案助理——通过自然语言交互完成档案查询与操作，从问答到执行一站式服务；智能分类目录——AI自动创建档案分类结构，无需人工逐一建立；AI智能采集——描述需求即可自动创建采集任务、抓取文件并归档；智能分类——自动分析档案内容语义，智能推荐最佳分类；智能关联——基于语义理解、关键词匹配和系统标识码实现档案自动关联；智能检索——3秒即可检索海量档案，支持模糊匹配与语义搜索；智能编研——自动生成档案目录和编研材料；分类维护——目录一键导入导出，批量管理。这些AI能力贯穿档案全生命周期，大幅提升档案管理效率。

Question 4

文书定支持哪些部署方式？数据安全如何保障？

Accepted Answer

文书定支持灵活的部署方式，包括本地私有化部署、云端SaaS服务以及混合部署架构。在数据安全方面，文书定具备多重安全保障：电子签名防篡改——基于泛微自主电子签名核心技术，对档案文件加盖电子签名，确保档案内容不可篡改；可信身份认证——保障操作人员身份真实性；精细化权限控制——按组织、角色、门类等维度灵活设置访问权限；全链路日志审计——所有操作全程留痕可追溯；第三方存证——支持对接公证处和区块链存证，进一步增强法律效力。同时，文书定符合国家信息安全等级保护要求，已通过信创适配认证，支持国产化环境部署。

Question 5

文书定如何实现业档一体？可以和哪些业务系统对接？

Accepted Answer

文书定通过强大的集成引擎实现业务系统与档案系统的深度融合（业档一体）。支持多种集成方式：标准API接口对接、数据库直接采集、文件系统采集、RPA自动化采集等。可以与泛微OA无缝集成，将合同审批、费用报销、项目管理、公文流转等业务过程中产生的文件自动归档至档案系统。同时，文书定也可与ERP、财务系统、HR系统、CRM等第三方异构系统对接，打通业务数据与档案数据的壁垒，实现从业务发生到档案归档的全流程自动化。目前已形成六大业务场景的档案一体化方案：公文场景、项目管理场景、报销场景、采购场景、销售场景、人事场景。

Question 6

文书定支持哪些类型的档案管理？

Accepted Answer

文书定支持全面的档案类型管理：通用档案方面，涵盖会计档案（凭证/账簿/报表/其他会计资料）、人事档案、合同档案、文书档案、项目类档案等六大类型；行业方面，已为政府机关、制造业、金融行业、零售行业、医药行业、工程地产六大行业提供专属档案管理方案；介质方面，同时支持电子档案、实体档案（纸质档案）的管理，并可实现电子档案与实体档案的一一对应。此外，文书定还支持专业的电子会计档案管理，实现票·单·据·证·账·表的全量归档和业财档融合。

Question 7

文书定如何保证档案的真实性和法律效力？

Accepted Answer

文书定从多个维度保障档案真实性和法律效力：电子签名防篡改——基于泛微自主电子签名核心技术，对每份档案加盖电子签名，一旦档案内容被修改签名即刻失效；第三方存证——支持对接公证处和区块链，将档案哈希值上链存证，提供不可篡改的时间戳证明；完整性校验——系统自动校验档案文件的完整性，防止文件损坏或丢失；全链路审计——所有档案操作（查看、下载、修改、借阅等）全程记录，形成完整的审计日志；同时，文书定严格遵循《中华人民共和国档案法》《电子档案单套管理一般要求》等国家法律法规，确保档案管理全流程合规合法。

Question 8

中小企业适合使用文书定吗？

Accepted Answer

适合。文书定面向各类规模组织提供差异化方案。对于大型集团企业，提供多全宗管理、跨组织协同、分级授权等集团级管控方案；对于中小企业，文书定提供标准化产品方案，功能完善、部署灵活、成本可控，帮助中小企业快速建立合规的数字化档案管理体系，满足国家档案管理政策要求，避免合规风险。文书定基于泛微成熟的低代码平台构建，支持快速实施和灵活扩展，中小企业可根据自身发展阶段按需扩展功能模块。您可以通过官网提交咨询申请或拨打 400-861-8118 获取专属方案。

Question 9

文书定是否支持移动端？档案能不能在手机上查阅？

Accepted Answer

文书定全面支持多终端访问，包括PC端Web门户和移动端。用户可以通过手机浏览器、企业微信、钉钉等移动端入口，随时随地进行档案查询、检索、借阅审批等操作。移动端支持全文检索、缩略图预览、档案详情查看等功能，满足外出办公、移动审批等场景需求。同时，移动端也具备与PC端一致的安全管控机制，包括身份认证、权限控制和操作日志，确保移动访问同样安全合规。

Question 10

文书定是否支持信创（国产化）环境？

Accepted Answer

支持。文书定已完成全面的信创适配认证，与超过100家信创生态伙伴完成产品互认。系统支持国产操作系统（如麒麟、统信UOS）、国产数据库（如达梦、人大金仓、南大通用）、国产中间件（如东方通、宝兰德）等全栈国产化环境部署。同时适配国产CPU架构（飞腾、鲲鹏、龙芯、兆芯等），可满足党政机关、央国企等对信息技术应用创新的严格要求，帮助组织在信创环境下实现档案管理的全面数字化转型。

Question 11

如何申请文书定的产品演示或试用？

Accepted Answer

您可以通过以下方式了解文书定：一、访问文书定官网（www.wenshuding.com）在线提交咨询需求；二、拨打免费服务热线 400-861-8118 直接与顾问沟通；三、关注泛微官网了解最新产品动态。泛微在全国设有200+分支机构，可提供本地化的产品演示、方案讲解和POC验证服务。提交申请后，专业顾问将根据您的行业和档案管理需求，提供针对性的解决方案和产品演示。您也可以预约下载《文书定·数智档案管理平台白皮书》，深入了解产品能力与客户实践。

Question 12

文书定与传统档案管理方式相比有哪些核心优势？

Accepted Answer

相比传统档案管理方式，文书定有六大核心优势：第一，业档一体——不是孤立的档案系统，而是与业务流程深度融合，从业务发生到档案归档全程自动化，实现100%自动归档；第二，AI智能化——集成AI档案助理、智能分类、智能采集、智能检索等能力，将人工操作转变为智能驱动，3秒即可检索任意档案；第三，防篡改与存证——电子签名+区块链存证+公证处对接，三重保障档案真实性与法律效力；第四，全生命周期覆盖——从收集、著录、鉴定、利用到销毁，完整闭环管理，符合国家档案法规范；第五，平台化可扩展——基于泛微低代码平台，无需大量编码即可灵活构建个性化档案管理场景；第六，信创全适配——已与100+家信创伙伴完成互认，支持国产化全栈部署。